Artık Ezber Bozuldu: ERP ile Her Şey Yönetilmez

 

 

 

Dijital dönüşüm, her ölçekten şirket için en önemli gündem maddelerinden biri haline geldi. Ancak, bu yolculukta atılan adımlar her zaman doğru sonuçları vermeyebiliyor. Özellikle milyon dolarlık ERP (Kurumsal Kaynak Planlama) yatırımlarının beklenen verimi sunamaması, sıkça karşılaşılan bir sorun. Paperwork Satış Direktörü Tolga Eşiz dijital dönüşümün sadece büyük sistemler kurmakla bitmediğini, asıl farkın çevik ve kullanıcı odaklı iş akışı sistemleriyle (BPM) yaratılabileceğini belirtiyor. Eşiz bu çerçevede şu konulara dikkat çekiyor:

Dijitalleşme Trenine Binmek Yetmez, Doğru Yöne Gitmek Gerek

Son yıllarda firmaların en büyük önceliklerinden biri dijital dönüşüm. Fakat birçok şirket bu dönüşümü sadece ERP sistemlerini kullanarak gerçekleştirebileceğini düşünüyor. Oysa bu, büyük bir yanılgı. ERP, bir işletmenin dijitalleşmesinde önemli bir yapı taşıdır, evet. Ancak tek başına süreç yönetimi için yeterli değildir. Nitekim milyonlarca lira yatırılan ERP projelerinin %70’i ya başarısız oluyor ya da beklenen verimi sunmuyor. Peki neden?

ERP ile Süreç Yönetimi: Sınırlı Esneklik, Artan Maliyetler

ERP sistemleri güçlüdür ancak doğaları gereği katıdır. İş akışlarınız değiştiğinde, ERP’nin size ayak uydurması zordur. Her küçük değişiklik için danışman çağırmak, geliştirme yapmak gerekir. Bu da:

• Geliştirme maliyetlerini artırır
• Uygulama sürelerini uzatır
• Çalışanların adaptasyonunu zorlaştırır

IDC’ye göre, ERP projelerinde süreç uyarlamaları için ayrılan bütçenin ortalama %35’i, sadece yazılım geliştirmelere gidiyor.

Neden İş Akışı Sistemleri ile Entegrasyon Şart?

Modern iş dünyası çeviklik ister. Müşteri talepleri değişkendir. Regülasyonlar güncellenir. İç süreçler zamanla evrim geçirir. Bu değişkenlik ortamında, ERP sisteminin etrafına bir iş akışı katmanı eklemek hem mantıklı hem de kaçınılmazdır.

Bir iş akışı (workflow) sistemi:

• Süreçlerinizi ERP’ye bağımlı olmadan hızlıca tasarlamanıza olanak tanır
• ERP'den veri çekip tekrar ERP’ye aktararak çift taraflı entegrasyon sağlar
• Kullanıcı dostu arayüzlerle süreçleri herkesin erişebileceği hale getirir
• Onay, bildirim, görev atama gibi operasyonları otomatize eder

Sonuç? Daha hızlı süreç adaptasyonu, daha az geliştirme maliyeti, daha yüksek çalışan ve müşteri memnuniyeti.

Gerçek Hayattan Örnek: Kağıtsız Süreç, Gerçek Dönüşüm

Bir üretim firması düşünün. Her satın alma süreci ERP üzerinde işliyor. Fakat satın alma talebi → onay → fiyat araştırması → satın alma gibi adımlar manuel yürütülüyor. Her bir adım için telefon trafiği, e-posta karmaşası yaşanıyor. Zaman kaybı büyük. Aynı süreç, bir iş akışı sistemiyle entegre edilince:

• ERP'den otomatik tetiklenen iş akışı başlatılıyor
• Onaylar mobil cihazlardan bile anlık alınabiliyor
• Tüm süreç şeffaflaşıyor ve raporlanabiliyor
• Gereksiz tekrarlar ve insan hataları ortadan kalkıyor

Bu dönüşüm sonrası firma, satın alma süresini %43, operasyonel maliyeti ise %27 oranında azalttı.

“Ezberden İş Akışı ERP’de Yapılır” Dönemi Sona Erdi

ERP = Her şeyin çözümü anlayışı artık geçerli değil. Günümüz iş dünyasında çeviklik ve müşteri memnuniyeti ön planda. Her şeyi tek bir sistemde yapmaya çalışmak, firmanın hızını ve esnekliğini törpüler.

Yeni dünya, ezberleri sorgulayan, süreçlerini yeniden tasarlamaya cesaret eden firmaların dünyası.

Peki Şimdi Ne Yapmalı?

1. Mevcut ERP altyapınızı analiz edin
2. Süreçlerdeki tıkanma ve esneklik eksiklerini belirleyin
3. ERP'yi destekleyecek bir iş akışı platformu araştırın
4. Uçtan uca entegre, dinamik ve kullanıcı dostu süreçler kurgulayın
5. Çalışanlarınızı bu yeni sisteme adapte edin, eğitin

Dijital Dönüşüm ERP ile Başlar, İş Akışı ile Tamamlanır

ERP sisteminiz ne kadar güçlü olursa olsun, esnek ve kullanıcı dostu süreçler olmadan başarı mümkün değil. Paperwork gibi modern iş akışı çözümleriyle ERP’nizi destekleyin. Kapsamlı bir dönüşüm ancak bu şekilde mümkün olur.

Artık sadece sistem değil, süreç zekâsı kazanan firmalar bir adım önde olacak. Ezberleri bozun, süreci düşünün.